在原始社会里，人们靠语言表达交流思想和经验。随着社会的发展，为适应复杂的社会生产和生活,人们创造了“结绳”“刻契”等记事方法。结绳与刻契可以说就是档案最早的起源。我国目前现存最古老的档案是甲骨档案——河南安阳殷墟出土的距今3000多年的殷商时期甲骨刻辞。后期还有青铜铭文档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案，以及今天所看到最多的纸质档案。 “档案”一词最早出自清代杨宾的《柳边纪略》一书。近百年来，由于科技的发展，档案的形式日渐增多，出现了大量的照片、录音、录像、缩微、光盘档案等。
　　《中华人民共和国档案法》规定，本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的作用具体来说有以下几点：第一，资政作用。档案对于各级党委、政府，制定政策，保持体制、政策、秩序、工作方法的连续性、有效性，以及决策提供依据，具有不可替代的凭证和参考作用，从而提高执政水平。第二，存史作用。中国有句古话，叫做“灭其国者必先亡其史”，所以从这个角度来说档案是保存一个国家命脉的重要的资源，是记载历史最重要的基础和根基，是历史的真实凭证。第三，惠民作用。档案是我们每个人在社会、经济、文化、政治等各方面活动的真实记录，当发生纠纷时，档案是解决矛盾，维护自身权益的根本保障。第四，育人作用。档案具有文化作用，是对人类宝贵的精神文化财富的记录，对人类社会文化的积累、传播、发展与进步发挥着不可替代的作用。